Planificación y gestión del tiempo. Las áreas de actuación

Planificación y gestión del tiempo. Las áreas de actuación

Resulta frecuente escuchar que para gestionar bien nuestro tiempo lo que tenemos que hacer es planificarnos. Pero esto tan sencillo de decir a menudo resulta muy difícil de llevar a la práctica. Vamos a intentar dar algunas pautas para conseguirlo.

Queremos planificarnos, ¿pero por dónde empezar? El punto de partida es la visión de la organización que hemos analizado en artículos anteriores. Esta visión nos dice dónde estamos y hacia dónde queremos ir. A partir de aquí se deducen una serie de propósitos que pretendemos llevar a cabo para alcanzar ese escenario futuro deseado. De la visión pasamos a los propósitos que definirán nuestras líneas de actuación. Los propósitos responden a la pregunta de qué queremos hacer para llegar donde nos hemos planteado.

Una vez definidos nuestros propósitos debemos establecer nuestras áreas de actuación. Cada persona dentro de una organización tiene unas áreas de actuación que es donde concentra su tiempo y su esfuerzo.

Estas áreas de actuación han de ser coherentes con los propósitos de la organización y de nuestra unidad concreta, deben orientar nuestros esfuerzos hacia los resultados, aportan una visión de conjunto de nuestras responsabilidades y son la base para determinar nuestros objetivos.

Las áreas de actuación se modulan en función de nuestro rol dentro de la organización. Por ejemplo a nivel de gerencia dos áreas de actuación pueden ser gestión comercial y producción, pero a nivel de un vendedor pueden ser el mantenimiento de la actual cartera de clientes y la captación de nuevas cuentas.

Dentro de cada área de actuación debemos fijarnos unos objetivos. Los objetivos deben ser razonablemente alcanzables, medibles y cuantificables. Para alcanzar dichos objetivos debemos planificar una serie de actividades y tareas en las que emplearemos nuestro tiempo en un futuro más o menos próximo.

Recordemos ahora la secuencia que debemos seguir: visión de la organización y de nuestro rol dentro de ella, propósitos, áreas de actuación, objetivos, actividades y tareas. Con todo ello ya tenemos puestas las bases para una adecuada gestión de nuestro tiempo. En próximos artículos veremos los siguientes pasos a dar.